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Organigramme des clés : vers une traçabilité des événements

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Organigramme des clés : vers une traçabilité des événements

le plan de fermeture établi sur un PC est transféré sur chaque serveur à l’aide d’un organiseur Palm.

© (Doc. Simons Voss.)

Des systèmes de gestion de plus en plus sophistiqués simplifient l’usage des « clés » et les programment pour suivre en temps réel les différents utilisateurs d’un accès.

Concevoir un système de contrôle des accès efficace et évolutif impose une vision globale des accès d’un hôtel et des utilisateurs autorisés : portes des chambres, portes d’entrée, salles de conférences et de réunions, issues de secours, accès périphériques tels que parkings ou salles de sports et de détente, accès de haute sécurité tels que salle des coffres, bureau de direction, salle informatique.

Selon la taille d’un hôtel et ses conditions d’exploitation, selon le type de construction (neuve ou rénovation), il est nécessaire de définir les besoins, les attentes et les possibilités d’installation d’un système avec précision : niveau de sécurisation, gestion et maîtrise des flux de personnes, traçabilité et gestion de l’information, esthétique des solutions possibles dans le respect de l’aménagement intérieur, souplesse d’exploitation et ergonomie du système, évolutivité du système, facilité de maintenance. La solution adoptée pourra être mécanique avec clés ou électronique, autonome ou centralisée par bus, avec badges magnétiques à lecture directe ou de proximité (1).

Le but d’un organigramme de clés hiérarchisées est de permettre à des catégories de personnes – clients, personnel… – d’ouvrir seulement certaines portes ou groupes de portes. Chaque personne se voit confier une clé particulière ou un passe partiel lui donnant les accès à un groupe de locaux, voire un passe général pour certains responsables. L’organigramme est mis au point en confrontant les points de vue de la direction, du chargé de sécurité et du serrurier choisi pour réaliser l’installation . Le fonctionnement résulte d’un équilibre ­entre deux solutions anti­nomiques : les systèmes de contrôle d’accès qui privilégient la convivialité et la rapidité d’usage et les systèmes de sécurité qui sont destinés à éviter l’effraction ou à retarder l’intrusion. Leurs fonctions sont opposées : les premiers sont efficaces pendant les temps de présence des personnes autorisées – les clients notamment – alors que les seconds sont actifs pendant les temps d’absence. La tendance actuelle est de proposer des systèmes sophistiqués couvrant plus ou moins les différentes fonctions. Comme le précise la société Dény Fontaine, spécialiste des organigrammes de clés pour l’hôtelerie, la gestion journalière et la remise des clés doivent être organisées de manière rigoureuse afin de maintenir le niveau de sécurité souhaité et d’éviter les pertes ou les reproductions illicites.

Les contrôles d’accès, plébiscités par les hôteliers

Privilégiant la sécurité, les ­serrures à cylindre mécanique à clé ont évolué pour offrir une forme simplifiée de contrôle d’accès. La technologie permet d’ouvrir une serrure par un ­petit nombre de clés différentes. ­Généralement, le système propose un passe général ouvrant tous les cylindres, des passes par étage pour le personnel d’entretien, un passe d’action d’urgence pour ouvrir une porte sur laquelle une clé est restée dans la serrure et les clés individuelles remises aux clients. Mais, la ­capacité à accueillir plusieurs clés de formes différentes réduit proportionnellement la capacité de résistance à l’effraction des serrures. Il faut noter que ce système d’organigramme n’offre aucune traçabilité des événements, donc aucune possibilité de justifier qui a ouvert une porte. Cela a donc facilité le développement d’actes dont le caractère frauduleux est indémontrable : le plus fréquent étant la déclaration d’un vol dans une chambre peu avant le départ d’un client, ce dernier réclamant un remboursement des objets volés. Sans compter les problèmes posés par la perte d’une clé qui implique le remplacement coûteux du cylindre correspondant. Cet obstacle disparaît avec l’apparition de la technologie électronique ou par la combinaison de deux technologies (voir encadré). ­À noterque dans les hôtels « entrée de gamme » économiques, le client ne passe pas par la réception. Il présente sa carte bancaire sur une borne placée à l’accueil, qui lui délivre un code, un badge ou une clé d’accès à une chambre, ces derniers étant récupérés le lendemain au petit déjeuner. Anecdotique car il ne contrôle pas les accès et n’offre aucune garantie de sécurité, ce système s’enquiert de la solvabilité et recherche la traçabilité du client. Depuis l’arrivée des produits électroniques, les serrures mécaniques à organigramme ont été pratiquement abandonnées dans les bâtiments neufs. Nettement orientée vers les systèmes de contrôle d’accès préférés par les hôteliers, l’électronique permet de gérer un accès lorsque que le nombre d’utilisateurs de « clés » devient important. Un large éventail de solutions permet de s’adapter aux différentes configurations, du simple digicode à la serrure électronique haut de gamme, de la serrure autonome à celle intégrée dans un organigramme. Une serrure électronique est composée d’un cylindre motorisé alimenté par un câblage ou une batterie électrique et d’une « clé » de commande agissant par contact ou un à proximité. Les systèmes câblés sont utilisés en neuf et sur des installations importantes. La motorisation à pile est surtout conçue pour la rénovation. Les « clés » se présentent sous de nombreuses formes telles que platine à touches digicode, badge à insérer ou de proximité, clé mécanique avec puce. Très utilisées pour la rénovation de petits hôtels, les platines avec poignées de manœuvre, commandées par badge magnétique, permettent une programmation individualisée dans l’espace et dans le temps : un nouveau badge d’accès à la chambre est programmé pour la durée du séjour de chaque client. Ces systèmes sont axés sur la rapidité et sur la simplicité de la programmation fréquente . Les platines sont considérées comme des éléments de l’architecture intérieure et les fabricants privilégient le design de leur carénage.

La gestion des clés s’intègre à la GTC de l’hôtel

Pour des opérations plus ­conséquentes, le choix du système d’organigramme dépend du nombre d’autorisations d’accès à délivrer et du risque sécuritaire entraîné par les forces et les faiblesses des composants choisis. Le système informatique de programmation et d’information distribue les badges aux seuls ayants droit, permet de réduire et de contrôler le nombre de passes généraux en circulation, distingue les utilisateurs (clients, personnels titulaires ou extérieurs), tient le registre de remise et dépôt des clés (journalier et permanent) ainsi que leur système d’affectation. Pour le confort d’une famille, des badges identiques sont émis pour chacun des membres et une fonction ne pas déranger peut être intégrée pour interdire l’entrée du personnel de service. Dans ce cas, le panneau don’t disturb accroché à la poignée est remplacé par une Led rouge qui s’allume en permanence ou lors de la présentation d’un badge non autorisé momentanément. Pour les locaux sensibles, des serrures dites mégatroniques laissent la sortie libre en assurant le verrouillage automatique du pêne dormant : entrée contrôlée et sortie libre. Sur l’ordinateur pilotant l’organigramme, des tris par critères de fabrication des clés permettent d’établir tous les documents indispensables à la gestion des possesseurs, d’assurer un contrôle permanent et de faire des recherches en temps réel (quelles clés ou passes en circulation ouvrent tel local, quelles portes sont ouvertes par tels clés ou passes, et qui en sont les possesseurs ? etc.).

De plus, coûtant entre 10 et 20 centimes, le badge est conçu – logo ou photo, coordonnées de l’hôtel, petit argumentaire… – comme une carte de visite destinée à être emportée par le client pour susciter des réservations ultérieures. Très sophistiqués, mais imposant l’installation d’un réseau de câbles, les systèmes centralisés par bus concernent plutôt les constructions neuves et les grands complexes hôteliers comme, par exemple, un hôtel Sofitel de 850 chambres. Dans ce cas, le lecteur de badges est installé sur le mur – solution que les décorateurs apprécient – et le verrouillage de la porte est intégré à son dormant. Dernière source de confort, l’utilisation des badges de proximité lisibles à une courte distance de ces lecteurs. Chaque lecteur conserve en mémoire les passages, les informations étant récupérées par une « station d’enquête ». Pour faire des statistiques, un certain nombre d’événements sont codifiés en fonction du niveau de contrôle et de sécurité recherchés (jusqu’à 33 critères dans le système Dény Fontaine). Par exemple, si l’on tente d’ouvrir une porte avec une clé non autorisée, le cylindre enregistre l’événement, et il est capable de reconnaître le badge avec laquelle on a voulu l’ouvrir. La grande fiabilité de ces solutions n’empêche pas les fabricants de proposer des interfaces entre le logiciel de création des badges et le logiciel de gestion hôtelière et/ou la centrale de sécurité. Coordonnés avec les autres fonctions, ces systèmes interviennent en temps réel, depuis l’ordinateur central, sur chaque lecteur de badges. Une fonction d’ouverture de secours peut être réalisée où chaque ­serrure est télécommandée à distance par le système de sécurité incendie pour une évacuation d’urgence des locaux.

Les contrôles d’accès participent aux calculs de la rentabilité de l’hôtel par une connaissance fine de l’utilisation des chambres, des parkings, salles de fitness… et des temps passés par le personnel dans ses différentes attributions : nettoyage des chambres, service d’étage… Dans toutes les solutions électroniques, le coût global du lecteur de badge est certes de 3 à 4 fois supérieur au cylindre d’un organigramme de clés mécaniques, mais sur une durée de vie de 10 ans, cela élimine les coûts supplémentaires induits par la fabrication de clés mécaniques pour remplacer celles perdues par les clients ou à créer lors des changements de personnels, et le changement des serrures lors de nouvelles affectations de locaux… De plus, une consultation sur l’écran permet de connaître rapidement tous les mouvements en temps réel effectués par les différents possesseurs de badge ainsi que tous les événements vécus par une serrure : autant d’informations qui ont permis de réduire ­considérablement les déclarations de vol douteuses. D’où une réduction des primes d’assurances des hôteliers. Et pour aller plus loin dans la recherche du confort… Pourquoi, dans les grands hôtels avec moult ascenseurs, l’organisation des flux de personnes ne pourrait-elle pas être interfacée avec l’organigramme des clés ?

Les serrures de bâtiments, y compris leur sûreté, sont classés en trois catégories repérées par 1, 2 ou 3 étoiles, en fonction de leur résistance croissante à toute tentative d’ouverture anormale.
* (1 étoile) ** (2 étoiles) *** (3 étoiles)
Temps nécessaire au perçage de sûreté et à la manœuvre du pêne 5 min 10 min 15 min
Temps minimum nécessaire à l’ouverture par fusion de matériaux 10 min 15 min
Classement A2P 5 min 10 min 15 min
1. Les serrures électroniques sont en attente d’une normalisation.

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