Organisés en de nombreux modules complémentaires, les logiciels de devis fonctionnent à partir de bibliothèques personnalisables de prix, de matériels, de contacts… Au-delà du devis, ce sont de véritables outils d’aide à la gestion globale de l’entreprise.
Les logiciels de devis sont utilisés pour rédiger simplement et rapidement les devis, factures et situations de travaux comme sur un traitement de texte ou sur un tableur. L’objectif prioritaire est d’élaborer de manière simple et rapide des devis quantitatifs estimatifs (DQE) et les factures en utilisant les ressources des bibliothèques articles, ouvrages, phases de travaux, ou en saisie directe comme sur un traitement de texte ou un tableur.
Les logiciels professionnels de devis sont adaptés à tous les corps d’État du bâtiment et font généralement partie d’une gamme de logiciels divisée en « modules », tous compatibles entre eux (pour une même marque). Ces modules spécialisés concernent la facturation des travaux, les suivis de chantier (gestion de production), la gestion des achats et des stocks, la gestion des salaires et du personnel, la facturation des clients, la comptabilité générale.
De nombreux outils de consultation
Les logiciels de devis comprennent une base de données sous forme de « bibliothèque » contenant les tarifs et les catalogues des fournisseurs, et de nombreux modules d’importation des tarifs fabricants (électricité, plomberie, chauffage, quincaillerie, peinture). Cette bibliothèque peut être créée au fur et à mesure des besoins ou importée d’une source externe : base existante, bibliothèque standard du marché (Batiprix, Capeb). Les bibliothèques contiennent des « fiches articles » très complètes contenant des informations sur des fournitures, de main-d’œuvre, d’engins, de locations et sous-traitantes pour réaliser des devis détaillés. Chacune contient de nombreux outils de consultation et de recherche, permettant de gérer plusieurs milliers d’articles. L’importation des tarifs fournisseurs dans la bibliothèque est possible ainsi que la récupération au format Excel (XLS), ASCII, RTF, et Html (suivant les paramètres voulus). Ces exportations et importations de données en différents formats sont disponibles en fonction des logiciels.
La saisie s’effectue en pleine page comme sur un traitement de texte ou avec une grille de saisie. Cette dernière se présente sous la forme d’un découpage détaillant le devis. Il s’effectue en plusieurs « niveaux de tranches » (sous décomposition) dont le nombre est déterminé ou infini selon les logiciels. Ces tranches sont elles- même découpées en phases et sous-phases. Chacune d’entre elles contient un ou plusieurs ouvrages, composants ou ressources. Chaque ouvrage est personnalisable au niveau du devis, afin de traiter les cas particuliers sans démultiplier le nombre d’éléments de la bibliothèque. La réutilisation de devis pour des prestations similaires est également possible, simplifiant ainsi l’opération au fil des chantiers. L’étude peut être importée sans ressaisie depuis une source externe : logiciel technique, feuille Excel…
Chaque ouvrage ou composant du devis inclut un nombre illimité d’unités d’œuvre. À chaque type d’unité sont affectées de 1 à 10 valeurs de calcul et la formule correspondante. La saisie des devis définit les principaux éléments de l’affaire : donneur d’ordre, adresse du chantier, interlocuteurs. Les différentes versions de l’étude sont automatiquement archivées et peuvent être réutilisées. Des analyses sont disponibles afin d’étudier le portefeuille d’offres en cours. Les fiches ouvrages préparent les détails de prix en intégrant la main d’œuvre, les fournitures, la sous-traitance, les engins et les machines, le calcul des déboursés, le prix de revient, le prix de vente et la marge.
Sur les versions multisociétés, des fichiers clients partagés
Dans une étude de prix ou de devis, il convient d’affecter un coefficient de vente qui va couvrir les frais généraux, les frais spécifiques et la marge bénéficiaire en fonction du prix de revient calculé selon le sous- détail de prix. Les frais généraux sont évalués en pourcentage du chiffre d’affaire global de l’entreprise et appliqués pour le même pourcentage dans le prix de l’ouvrage. À défaut de documents plus récents, il faut se référer au pourcentage de frais généraux constatés lors de la clôture du dernier exercice financier de l’entreprise. Les charges patronales sur les salaires peuvent être imputées directement sur le coût de la main d’œuvre ou intégrées dans les frais généraux de l’entreprise. Des coefficients de vente différents peuvent être appliqués sur certains postes, tels que, par exemple, les travaux de sous-traitance, le taux de marge réel où le coefficient pondéré est déterminé en fonction du prix de vente HT par rapport au déboursé tels que matériaux, main d’œuvre, sous-traitance. Dans certains cas, il est demandé un pourcentage de frais annexes comme les frais de pilotage ou compte prorata calculé à partir du prix de vente toutes taxes comprises. Pour les coefficients, il est possible de définir dans les paramètres ceux de l’entreprise. Cette option s’avère utile dans les cas où il est nécessaire de reprendre certains devis.
L’organisation des ouvrages s’effectue en familles, sous-familles, mots clé, codes à barres. L’historique des articles, la date de création, de mise à jour, les modifications, la dernière utilisation, le meilleur prix d’achat sont des données disponibles et modifiables. Sur les versions multisociétés, il est possible de partager les fichiers clients, les paramètres et les modèles d’édition.
Gestion parallèle de différentes TVA
L’actualisation sélective, globale ou selon plusieurs critères de tous les articles élémentaires et des ouvrages, est possible (éditions multiples, listings classiques, préparation des inventaires, étiquettes pour lecteur code à barres). La gestion de différents taux de TVA facilite l’utilisation du passage des taux de travaux neufs et des travaux sur bâtis anciens. Certains modes de gestion permettent de visualiser en une seule fois, notamment grâce à des codes couleur, l’état précis d’une affaire.
Tous les documents rattachés à une affaire (devis, factures, bons de commandes) sont présentés sous forme d’une arborescence à partir de laquelle on peut accéder à chacun d’eux. Il enregistre également toutes les actions à effectuer (envoyer devis, relancer, réunion de chantier) et les différents intervenants (architectes, bureaux de contrôle, chargés d’affaires, administrations). Outre ses puissantes fonctions de calcul qui permettent de déterminer le prix final (application d’un coefficient général ou par regroupement – fournitures, M.O. chantier et/ou étude, matériaux, sous-traitance d’un montant, d’un taux de marge), il est possible de gérer les différentes versions des devis ainsi qu’établir rapidement de nouvelles propositions par simple copier/coller de chapitres. Il est aussi possible de faire appel aux ouvrages et composants de l’ensemble des bibliothèques. Le calcul des quantités nécessaires à la réalisation des ouvrages s’effectue par l’intermédiaire de feuilles de métrés qui peuvent être pré-enregistrées. Un critère important dans le cadre d’une activité de maintenance et d’entretien. Les bons de travaux permettent de saisir rapidement la demande des clients, de planifier l’intervention et de facturer chacun des bons (notion de facturable/non facturable) ou de regrouper plusieurs bons sur une seule facture.
Par un simple clic, transformation de devis en facture
Une véritable gestion des situations gère et contrôle les avancements en pourcentage et/ou en quantité du marché initial, des avenants suivant devis ou non, et de revenir sur les situations antérieures. L’ensemble du devis ou, pour un chapitre, l’ensemble des besoins en approvisionnement, peut être obtenu par simple clic. Les bons de commandes sont également générés automatiquement à partir des approvisionnements. Il est bien entendu possible de passer une seule commande pour plusieurs affaires (affectation à la ligne) et plusieurs adresses de livraison (dépôt, chantier…). Les bons de livraison et la gestion des reliquats permettent de visualiser rapidement l’état des commandes. Par saisie de documents d’entrées/sorties ou directement alimentés par les documents, les stocks peuvent être gérés de manière centralisée ou par dépôt.
Du prévu au réalisé, en passant par une gestion des engagements, tous les tableaux de bord peuvent être édités pour une ou plusieurs affaires, sur une période donnée, pour un secteur, un chargé d’affaires précis. Quels que soient les documents de référence, les trois modes de saisie des heures (par affaire, par salarié, ou les deux à la fois) permettent une saisie conforme aux feuilles de pointage.
Impression par lots ou individuelle
Chaque devis peut être personnalisé aux « couleurs » de l’entreprise grâce aux paramétrages des écrans de saisie, personnalisation des colonnes, polices, mise en forme des documents, des en-têtes et pieds de page L’aperçu avant impression des documents, la création de vignettes ainsi que le sélecteur graphique assure cette personnalisation. Certain logiciels dupliquent intégralement ou en partie une pièce de vente et gèrent un classeur d’affaires regroupant les devis, les factures, les situations de travaux, les analyses et les statistiques clients. Pour l’impression deux offres sont possibles : l’impression individuelle et l’impression par lots. Sur certains logiciels, l’impression par lots a été ajoutée à la demande d’utilisateurs amenés à créer de nombreuses factures, et qui trouvaient fastidieux de lancer les impressions à l’unité. Cette fonction du logiciel s’appui sur l’entrée de dates clées dans l’intervalle desquelles sont lancées les factures. Ces dernières sont alors listées dans une grille permettant de les trier par date, par référence ou par client. Ensuite, il suffit de cocher les factures concernées. Pour aller plus vite, l’existence de deux boutons très pratiques en haut de la feuille sélectionnent tout et désélectionnent tout.
