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Indispensable sur les chantiers sur lesquels travaillent des entreprises en corps d’État distincts, le compte prorata fait souvent l’objet de litiges en termes d’organisation, de gestion et de règlement. Depuis 2001, la norme Afnor P 03-001 en a pourtant simplifié le contenu.
Tout chantier génère des besoins communs (installations, clôture, gardiennage, fluides, consommations etc.), qui, la plupart du temps, ne sont pas fournis par le maître de l’ouvrage. Les frais sont ensuite partagés et ventilés sur les entreprises, « au prorata » de leur intervention. Ces comptes particuliers font l’objet, depuis trois ans, d’une convention type relevant de la norme P O3-001 qui figure généralement dans les dossiers de consultation des entreprises (DCE), en corps d’État séparés. Une évolution significative est ainsi observée depuis quelques années. Elle tend à mettre à la seule charge de chaque entreprise spécialisée, les prestations relevant de son corps d’État ; sont alors réservées au compte prorata les seules prestations d’intérêt commun relevant d’activités extérieures aux entreprises du chantier.
La norme P 03-001 précise en son article 14-1 que « les dépenses d’intérêt commun qui ne correspondent pas à des travaux ou prestations prévus dans les clauses techniques générales et particulières et qui ne sont pas affectées à l’annexe A ou B du présent document sont inscrites à un compte spécial dit compte prorata géré comme il est dit en 14-2 ». La norme ne manque pas de rappeler que le CCAP peut prévoir que certaines prestations d’intérêt commun qu’il énumère, soient fournies par le maître de l’ouvrage. Ce dernier en supporte alors le coût, mais il peut le répercuter sur les entreprises à condition de l’indiquer précisément dans le DCE, afin que les entreprises puissent calculer leurs frais de chantier et les incorporer dans leur offre et dans le prix du marché. Que ce soit par renvoi à la norme ou à une convention spécifique au chantier, l’imputation de ces dépenses communes, le mode de gestion et de règlement, deviennent contractuels par la référence dans le marché de chaque entreprise de son adhésion à ce compte. Les entreprises doivent donc vérifier précisément les termes de la convention proposée et particulièrement la date de l’édition de la norme – CCAG du marché – qui n’est habituellement pas joint au DCE.
Quelles prestations sont imputées au compte prorata ?
La norme prévoit que, sauf disposition contraire des documents du marché, sont inscrites au compte prorata :
- au titre des dépenses de consommation, l’eau, l’énergie nécessaires aux installations de chantier et les communications téléphoniques non facturées ;
- au titre des dépenses d’exploitation, le nettoyage du bureau du chantier et des installations communes d’hygiène, les frais de gardiennage, lorsque sa mise en place est décidée par le comité de contrôle et « toute dépense autre qui serait portée expressément au débit du compte prorata, soit par les documents particuliers du marché, soit par la convention prévue par le paragraphe 14.2.2 du présent document, soit par décision du comité de contrôle », ce dernier point pouvant être un sujet de litige s’il dépasse les prévisions des marchés.
Toutes les difficultés n’ont toutefois pas disparu. En effet, d’autres dépenses d’équipement peuvent être justifiées par des demandes du coordonnateur SPS, de tout autre organisme de prévention ou par l’organisation des travaux établie par la personne chargée de l’OPC. Si le compte prorata a vocation à prendre en charge ces nouvelles dépenses, il faut bien analyser si elles font partie des aléas de chantier compris dans le prix global et forfaitaire. À défaut, elles devraient relever de la responsabilité du maître de l’ouvrage. Le compte prorata ne doit pas prendre en compte les fournitures ou ouvrages compris dans l’engagement global et forfaitaire de l’entreprise et destinés à être reçus par le maître de l’ouvrage, et qui auraient été omis dans les documents du marché ; d’autant que le maître d’ouvrage est étranger au compte prorata.
…et non imputables ?
La norme considère que les nettoyages et remises en état ainsi que le chauffage du chantier ne doivent pas figurer au compte prorata. L’expérience montre que la première prestation est souvent décidée par le comité de contrôle et que le préchauffage, non prévu mais devenu nécessaire du fait du retard des travaux, pose de réelles difficultés et peut se trouver, pour partie, à la charge du compte prorata. Les frais de réparation et de remplacement des ouvrages volés ou détériorés, dont l’auteur est inconnu, ne sont théoriquement plus imputables au compte prorata puisque chaque entreprise est responsable de ses ouvrages jusqu’à la réception. Toutefois, l’entreprise ayant terminé ses travaux et quitté le chantier n’a plus la possibilité matérielle de rester le gardien de ses ouvrages. D’autres difficultés peuvent apparaître en cas de travaux supplémentaires et/ou de prolongation de chantier, les avenants ou ordres de services prenant rarement en compte leurs incidences éventuelles sur le compte prorata.
La convention de compte prorata doit être signée par toutes les entreprises et entre en vigueur quand la moitié des corps d’État a été désignée. La tenue du compte est assurée par l’entrepreneur du lot principal, sauf convention particulière qui attribue cette fonction au maître d’œuvre. Mais cette disposition n’est pas souhaitable puisque, payé par le maître de l’ouvrage, il a sur le chantier un autre rôle qui peut être altéré par ses interventions dans l’organisation et la répartition des dépenses communes des entreprises. En outre, difficile d’être à la fois gestionnaire du compte prorata et conciliateur en cas de différend. La convention proposée par la norme précise que le maître d’œuvre peut être invité par le comité de contrôle à donner son avis. Le responsable de la tenue du compte prorata doit notamment proposer le budget initial et ses modifications, les modalités des appels de fonds, les barèmes de prix, établir périodiquement l’état des dépenses et recettes et informer les entrepreneurs. Il doit également informer le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre de la situation de chaque entreprise vis-à-vis du compte prorata. Il doit enfin établir le projet de décompte final.
Large représentation au comité de contrôle
Au regard de cette mission, le comité de contrôle comportant un nombre impair de membres représentant l’ensemble des entreprises et chaque catégorie de métier, a un pouvoir de décision : accepter ou refuser les dépenses imprévues et les factures présentées, statuer sur le solde et le règlement du compte et « plus généralement » prendre, dans le cadre du marché, toute décision utile à la détermination des obligations de chaque entrepreneur et à la bonne gestion du compte prorata.
Les membres du comité de contrôle ne reçoivent pas de rémunération alors que le gestionnaire perçoit un pourcentage calculé à partir du montant TTC des dépenses du compte prorata. Il faut observer que le gestionnaire, représentant en général l’entreprise de gros œuvre, fait l’avance des frais. La norme, comme toutes les conventions de compte prorata, met en place un calendrier précis par la remise des factures par les entreprises, l’établissement des comptes, les observations des entreprises, pour finalement prévoir que le comité de contrôle dispose de 21 jours pour faire connaître sa décision permettant au gestionnaire d’émettre factures et avoirs au débit et au crédit de chaque entreprise.
La norme organise, en ses articles 14.2.4 à 14.2.6, la possibilité de contraintes à l’égard des entreprises n’ayant pas réglé leur quote-part du compte prorata, notamment la délégation de paiement. Le maître d’ouvrage ne paiera généralement le solde d’un marché d’entreprise qu’après avoir reçu le quitus de sa contribution au compte prorata (attestation du gestionnaire). À défaut, le maître de l’ouvrage a tout intérêt à solliciter le gestionnaire pour toute information utile sur la dette de l’entreprise envers le compte prorata et la retenue qu’il devra pratiquer. La Cour de cassation sanctionne le maître de l’ouvrage qui solde l’entreprise en l’absence de quitus mais également la négligence et le laxisme du gestionnaire. Les clauses particulières des marchés pourraient utilement être précisées, ainsi que le quantum et le délai des retenues.
