Historiquement, l’approche ad hoc de la gestion des risques adoptée par le secteur de l'ingénierie et de la construction a souvent mené à une identification de ces risques trop tard dans le cycle de vie du projet, notamment en ce qui concerne les plannings projets et les délais de livraison. Selon l’étude Project management Institute’s 2020 Pulse of the Profession Survey, les entreprises de construction gaspillent en moyenne 127 millions de dollars pour chaque milliard de dollars dépensé dans des projets et des programmes en raison de la mauvaise performance des projets. Ces entreprises doivent donc mettre l’accent sur le développement et l’utilisation de stratégies globales de livraison de valeur leur permettant de s’adapter rapidement aux conditions changeantes du marché.
Les entreprises gérant des projets (ou portefeuilles de projets) de construction cherchent de plus en plus à intégrer des pratiques de gestion des risques plus fiables —à plusieurs niveaux des programmes — qui perturbent le moins possible les processus opérationnels. Dans le même temps, nombre d’entre elles ne sont pas certaines de savoir où commencer. Quelques étapes éprouvées peuvent mettre ces entreprises sur la bonne voie pour une stratégie efficace de gestion des risques liés aux projets de construction.
Adopter une approche globale
Il est important tout d’abord de mener une évaluation du profil de risque à la fois au niveau du projet et du programme. Les projets peuvent être définis comme une initiative ponctuelle, liée à des contraintes distinctes en termes de coûts, de ressources, de budget et/ou de temps. Les programmes, eux, sont un groupe de projets interconnectés qui se complètent et s’appuient les uns sur les autres – souvent en vue d’un objectif plus large et à long terme.
Quelques entreprises font l’erreur de gérer les risques seulement au niveau du projet, ce qui donne une visibilité incomplète sur l’exposition et sur la performance. Il est important de mettre en place une approche plus large de l’évaluation des risques qui permet d’accroître la visibilité au niveau du programme, permettant ainsi aux équipes, sur l’ensemble des projets, d’optimiser les ressources et ajuster les plans pour garantir le succès des projets.
Cinq étapes pour une meilleure gestion des risques liés au planning de construction
Avec ce besoin en tête, il y a cinq étapes éprouvées permettant de développer une stratégie efficace de gestion des risques au niveau de la planification de la construction :
Au démarrage d’un projet ou programme, l’équipe de gestion se réunit pour identifier les risques potentiels. Est-ce que de mauvaises ou instables conditions météorologiques peuvent retarder la construction ? Y a-t-il un risque que le coût du matériel augmente fortement et de manière inattendue ? Il faut bien être conscient qu’il est impossible d’identifier et gérer tous les risques possibles. C’est pourquoi l’équipe doit se mettre d’accord sur les évènements les plus susceptibles de se produire et ayant le plus gros impact. Ce sont ceux qu’elle surveillera et gérera.
2) Evaluer votre exposition
Après avoir identifié les risques les plus probables et les plus importants, l’équipe doit déterminer la probabilité pour que chaque risque survienne ainsi que l’impact sur les coûts et le planning. Les risques sont ensuite classés suivant la probabilité pour qu’ils surviennent et aussi par leur niveau d’impact. A partir de là, les équipes priorisent la manière par laquelle ils vont gérer les risques en s’aidant des outils de planning permettant les scénarios et simulations en utilisant la méthode de Monte Carlo. Les utilisateurs pourront alors créer et analyser divers scénarios en changeant les variables clés.
Alors que les analyses de Monte Carlo peuvent être suivies dans un tableur, cette approche n’est pas adaptée pour gérer d’importants et complexes projets ayant des milliers de données qui peuvent changer fréquemment, comme les plannings, les ressources et les relations qu’ils ont entre eux. Elle n'est pas non plus adaptée à la réalisation d'une analyse de risques dans le cadre de programmes de grande envergure. Pour ce type de scénarios complexe il est recommandé d’utiliser une véritable solution de gestion des risques.
3) Déterminer une stratégie de réponse
Les équipes doivent planifier les actions spécifiques qu’elles vont mettre en place pour atténuer les risquer les plus importants. L’utilisation de scénarios de planning joue un rôle important ici pour évaluer chaque simulation et déterminer les coûts et avantages de chaque stratégie d’atténuation. Alors que certains risques ne peuvent être évités, comme la construction pendant de mauvaises conditions météorologiques imprévues, cette étape peut en réduire l'impact sur le projet en prévoyant un planning, une main-d'œuvre et une chaîne d'approvisionnement appropriés.
4) Communiquer pour la visibilité
Après l’évaluation des risques et la définition des stratégies d’atténuation, l’équipe doit communiquer ces informations au commanditaire ou au propriétaire. Cela démontre un effort pour adopter une approche pro-active pour l’atténuation des risques et offre aux entrepreneurs l’opportunité de discuter des risques, des stratégies d’atténuation et de l’impact potentiel sur le planning et le coût du projet avec le propriétaire du projet.
5) Superviser, adapter et répéter
Comme les risques continuent d’évoluer, les responsables des programmes doivent régulièrement mener des évaluations pour mettre à jour les risques et adapter leurs stratégies d’atténuation en fonction du changement des conditions. Avec plus d’information sur chacun des risques et l’impact de chacune de ces stratégies, les responsables projets prendre des décisions plus éclairées sur la meilleure voie à suivre.
Par exemple, s’il y a une forte probabilité de pénurie de main d’œuvre à venir, l’équipe peut déterminer que le coût des heures supplémentaires nécessaires pour garder le projet à jour au niveau du planning est plus faible que les pénalités encourues si le projet se finalise avec retard. Ces mêmes décisions peuvent être prises au niveau du programme, où un responsable peut décider de mettre en pause un projet spécifique du portefeuille projets afin d’allouer les ressources à un autre projet présentant un risque fort avec impact financier.
Bien que les risques ne puissent être éliminés, une approche méthodique et collaborative de la gestion des risques est essentielle pour atténuer les impacts négatifs potentiels. De bonnes stratégies de gestion des risques nécessitent l’intégration d’ensembles d’informations dynamiques et variées, comprenant des données de budget, de coûts et de planning avec les technologies et les outils fournissant une bonne visibilité et une gestion des données centralisée. Dans cette optique, les entreprises qui gèrent des projets de construction seront en bonne voie pour renforcer leurs pratiques de gestion des risques.
Contenu proposé par Oracle Construction and Engineering
